Jualan lewat WhatsApp: tips mengelola pesanan untuk UMKM

Pesanan lewat WhatsApp mudah datang tapi juga mudah tercecer. Cara memakai fitur WhatsApp Business dan format pesanan yang rapi.

Bagi banyak warung dan toko di Kalimantan Barat, WhatsApp adalah saluran pesanan online pertama. Pelanggan sudah memakainya setiap hari, dan tidak perlu mengunduh aplikasi baru. Tantangannya, pesanan yang datang lewat obrolan mudah terlewat, apalagi saat warung sedang ramai.

Pakai WhatsApp Business, bukan WhatsApp biasa

WhatsApp Business gratis dan dibuat untuk usaha. Beberapa fiturnya sangat membantu:

• Profil bisnis: alamat, jam buka, dan deskripsi singkat usaha.
• Katalog: daftar menu atau produk lengkap dengan foto dan harga.
• Pesan salam dan pesan di luar jam buka yang terkirim otomatis.
• Balasan cepat untuk pertanyaan yang sering muncul, misalnya ongkos kirim.
• Label untuk menandai obrolan: pesanan baru, sudah dibayar, sudah dikirim.

Buat format pesanan yang jelas

Kirimkan format pesanan lewat balasan cepat agar pelanggan mengisi data yang Anda perlukan sekaligus: nama, menu dan jumlah, diambil atau diantar, alamat, dan jam pengambilan. Format ini mengurangi tanya-jawab yang memakan waktu.

Selalu konfirmasi sebelum memasak

Sebelum pesanan dibuat, balas dengan rincian pesanan, total harga, dan ongkos kirim jika ada. Minta pelanggan membalas setuju. Jika pembayaran melalui transfer atau QRIS, cek dulu uang yang masuk di rekening Anda sendiri. Baca juga tips aman menerima QRIS.

Catat semua pesanan di satu tempat

Pesanan dari WhatsApp sering tidak masuk ke catatan penjualan karena diterima di ponsel pribadi. Akibatnya, omzet di buku terlihat lebih kecil dari kenyataan, dan stok bahan berkurang tanpa jejak. Biasakan memasukkan setiap pesanan WhatsApp ke catatan kasir yang sama dengan penjualan di tempat.